Arkivverket tar seg av alle dokumenter fra statlige organer som departementer og direktorater, samt sorenskrivere, lensmenn, prester og en lang rekke andre instanser. ArkivØst er et interkommunalt arkiv som tar seg av dokumenter fra nesten alle kommuner i Østfold og Akershus, samt Østfold fylkeskommune, samt alle kommunenes underliggende organer.

Begge har som oppgave å bevare og tilgjengeliggjøre gamle dokumenter, og har en «felles sorg» over materiale som mangler i samlingene, - eller lakuner som det heter på fagspråket.

Arkivverket og Arkiv Øst har gjennom de to siste årene hatt et samarbeid om å få lokalisert offentlig arkivmateriale hos privatpersoner, lag og foreninger. Eksempelvis kan dette være skoleprotokoller, fattigprotokoller og jordmorprotokoller. Bakgrunnen for dette er et ønske fra forvaltningen om å få lokalisert og tilbakeført offentlig arkivmateriale. Dette er viktig for å bevare nasjonens hukommelse og vår felles historie.

I våre dager har de fleste offentlige instanser gode rutiner for å ta vare på sine arkiver, men tidligere kunne dette være mer tilfeldig. Særlig ser man at protokoller, bøker og andre samlinger har blitt liggende igjen når man flytter virksomheten fra et hus til et annet. Ofte har noen tatt med slikt materiale hjem for å sikre at det ikke blir kastet.

De har etter tips allerede fått lokalisert og reddet en del arkivmateriale både fra Akershus og Østfold. Fra Akershus kan nevnes lensmannsarkiv og prestearkiv som Gjerdrum historielag hadde forvaltet, og skoleprotokoller fra lokallag i Lillestrøm kommune. Både Arkivverket og Arkiv Øst er opptatt av godt samarbeid med privatpersoner, lag og organisasjoner som sitter på offentlig arkivmateriale.

Slikt materiale finnes hos lokale historielag, i private samlinger og museer, men også på loftet hjemme hos folk som en gang har tatt vare på det. Alt slikt materiale bør leveres inn til kommunens arkiv eller Arkivverket for å sikre at det blir tatt trygt vare på, og blir tilgjengelig for alle.

Under møtet ble det nevnt flere eksempler på slike dokumenter, både av innlederne og av tilhørerne. Kenneth etterlyste spesielt protokoller og annen dokumentasjon fra Kristiania Skipperforening, hvis noen kjenner til disse. De tar gjerne imot alle tips!