Mange felles rutiner

Denne lille guiden er basert på et besøk hos den felles lesesalen til Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo. Det kan variere fra arkiv til arkiv hvordan rutinene er, men mye er det samme.

Før du oppsøker arkivet

Når du planlegger et arkivbesøk bør du, så langt det lar seg gjøre, bestille arkivmateriale på forhånd. Da venter det på deg da du kommer. Du kan også bestille arkivmateriale ved å møte opp også (seneste bestilling må gjøres innen klokken 12 samme dag), men da må du gjerne vente et par timer før det kommer. Så bestill på forhånd.

Dette gjør du på Arkivportalen. Her kan du ikke søke etter enkeltpersoner, men hele arkivet. Dette fordi:

1. Papirarkivene er i de fleste tilfeller arkivmateriale etter en virksomhet, ikke etter en bestemte person.
2. Om de er sortert etter personnavn vil de ligge i arkivbokser sammen med mange andre personers saker.

Et eksempel. Du vet at bestemoren din var aktiv i et kor og vil se om hun finnes i arkivmaterialet etter dette koret. For eksempel Drammens Blandede kor. Da må gå inn på Arkivportalen og søke etter Drammens Blandede kor og bestille arkivmaterialet etter koret. Så kan du dra på lesesalen som oppbevarer materialet (dette står på Arkivportalen) og bla deg gjennom arkivmaterialet derifra for å se om bestemor dukker opp.

Å bestille arkivmateriale fra Arkivportalen er litt som å handle på nettet. Du søker opp materialet du er på jakt etter og legger det i en «handlekurv». For å bestille materiale må du registrere en bruker og logge inn. Når du har lagt alt du trenger i handlekurven legger du alt til bestilling. Før du trykker på «Gå videre til bestilling» må du huske å legge inn datoen for når du kommer på lesesalen på hvert enkelt arkivmateriale i kurven. Du finner en detaljert guide for hvordan du søker på Arkivportalen og bestiller materiale derifra på våre nettsider, under fanen «Start med slektsforskning».

Om noe materiale ikke er fritt tilgjengelig vil du ikke kunne legge det i handlekurven på Arkivportalen. Om du likevel ønsker å se det, kan du likevel forsøke å søke om innsyn. På Arkivverkets nettsider finnes det egne søknadsskjemaer for innsyn i sperret arkivmateriale. Noe materiale som er fritt tilgjengelig må du også søke innsyn i på forhånd. Dette gjelder blant annet landssviksaker.

Når du besøker arkivet

1. Når du kommer til arkivet må du registrere deg. Hos Riksarkivet/Statsarkivet i Oslo må du legge vesken din bak resepsjonen og alle andre ting må du låse inn i et skap. Du kan få utdelt en gjennomsiktig pose til å ha med ting som lommebok og mobil. Husk at du ikke får ha med penner inn på lesesalen, men de har blyanter til utlån. Når du kommer for første gang må du også fylle ut et skjema som gir deg tilgang til å få utlevert arkivsaker. Du får deretter et laminert kort som kan brukes i flere år fremover.
2. Når alt er levert og du har fått et adgangsskilt kan du gå til lesesalens resepsjon. Der forteller du hvem du er og de går og henter arkivmaterialet du har bestilt. I mellomtiden kan du gå inn på lesesalen.
3. Inne på lesesalen registrerer de deg og du får utdelt et bord å sitte på. Når arkivmaterialet kommer vil du få dette på en tralle som står fremst i lokalet. Hvordan arkivmaterialet ser ut vil variere veldig. Noen ganger ligger det i en pappboks med masse løse papirer i, uten orden. Andre ganger er det sortert og ordnet i mapper. Kanskje alfabetisk om du er heldig. Andre typer materiale, for eksempel protokoller, kommer gjerne som bøker. Du vet ikke hva som venter deg før du faktisk får arkivmaterialet i hendene, så det er vanskelig å si noe generelt om dette. Men en liten letejobb gjennom gulnede papirer for å finne den du ser etter må du alltid regne med.
4. Om du har bestilt flere arkivbokser får du bare ha en arkivboks åpen om gangen.
5. Selv om materialet som ligger i arkivboksen ser ut som et kaos bør du etterstrebe og legge det ned i samme rekkefølge som det lå i. Enklest gjør du dette ved å starte på toppen og legge hvert ark med forsiden ned og legge dette lagvis. Da holder du rekkefølgen på en enkel måte. Be vakten på lesesalen om hjelp om du er i tvil, for det krever litt trening å bli vant til å håndtere gammelt arkivmateriale.
6. Det kan være lurt å ta bilde av arkivmaterialet når du kikker på det, så slipper du å dra til lesesalen for å se på det igjen. Om du vil ta et bilde kan du enten bruke skanneren mange arkiv har eller ta et bilde med mobilen. Hos Riksarkivet/Statsarkivet i Oslo må du ha en minnepenn for å bruke skanneren, den kan ikke sende bilder til e-post. Glemmer du minnepenn får du kjøpt det i resepsjonen til en billig penge.

Du kan ha med matpakke og vannflaske til arkivet, men dette må du holde utenfor lesesalen. På noen arkiv kan du også kjøpe mat i kantina, men disse stenger ofte tidlig. Det er lurt å ha i bakhodet om du for eksempel planlegger en lang dag på Riksarkivet/Statsarkivet i Oslo. Der er severingsmulighetene i nærområdet ganske begrensede.

På Riksarkivet/Statsarkivet i Oslo har lesesalen der litt ekstra høy luftfuktighet, så du trenger ikke ta med dine varmeste klær dit.