Oppsummering

Slekt og Data ønsker en ny og moderne arkivlov velkommen. Forslaget til ny lov speiler den digitale tiden vi nå lever i og er fleksibel nok til i kunne dekke lovens formål også fremover. Formålet synliggjør både behovet for, og verdien av, loven på en lettfattelig måte.

Vi er svært positive til at:

• Virkeområdet utvides til også å gjelde for private virksomheter som utfører tjenester på vegne av det offentlige.
• Digitalt skapt dokumentasjon og prosesser inkluderes i loven.
• Fylkeskommunene får en styrket rolle når det gjelder privatarkiv.

Vi savner:

• Et tydeligere fokus på at dokumentasjon, uavhengig av format, ikke bare skal sikres, men også aktivt tilgjengeliggjøres og formidles.
• At loven utformes på en så enkel måte at innbyggere flest forstår hvilke rettigheter de har for innsyn og tilgang til dokumentasjon i tråd med formålet.

Slekt og Data støtter generelt innspillene fra Arkivforbundet og Arkivverket. Vi kommenterer forslaget med utgangspunkt fra et brukerperspektiv.

I. Innledende bestemmelser
§ 1. Lovens formål

Vi mener formålet er svært godt. Som slektsforskerorganisasjon er vi også glade for at loven skal legge til rette for både forskning og annen type granskning (kulepunkt e)), hvor utvalget viser til slektsforskning som et viktig eksempel på «annen type granskning».

Slekt og Data støtter Arkivverkets forslag og mener at «tilgjengeliggjøre» og «formidle» bør inkluderes i formålet. Det vil også være i tråd med kulturmeldingen som viser til at tilgang til historien og «kulturarven er en demokratisk rett som alle skal ha enkel tilgang til, og hvor mest mulig kulturarvsmateriale må bevares og gjøres allment tilgjengelig for fremtiden».

§ 2. Lovens virkeområde

Vi er glade for at virkeområdet utvides til å gjelde for private virksomheter som utfører tjenester på vegne av det offentlige.

§ 5. Definisjoner

Slekt og Data mener utvalget har valgt begrep som gjør loven lettere å forstå.

Begrepet langtidsbevaring kan med fordel få en egen definisjon. Det samme gjelder for virksomhet som omtales i § 6, sletting i § 18, overføring i § 26 og minimering i § 27. Vi støtter Arkivverkets anbefaling om en ytterligere gjennomgang av begreper, for å sikre at disse er tilstrekkelig beskrevet og at alle relevante begrep er definert. Slekt og Data kan gjerne bidra ut fra et brukerperspektiv.

II. Plikt til å dokumentere virksomhetens kommunikasjon
§ 6. Dokumentasjonsstrategi

Det er positivt at dokumentasjonsstrategien skal omfatte bredden av dokumentasjon i en virksomhet, inkludert bruk av nye kommunikasjonskanaler. Det er viktig at arkivene inkluderes godt i den videre prosessen slik at kravene til både hvordan dokumentere og hva som skal dokumenteres, blir godt beskrevet.

III. Krav til forvaltning av dokumentasjonen
§ 18. Forbud mot sletting

Som slektsforskerorganisasjon har vi stor forståelse for et godt personvern, men er generelt negative til at informasjon slettes. Det ikke gitt at det arkivskaper i dag mener er verdifull informasjon, er det samme som i fremtiden vil bli oppfattet som verdifull informasjon av andre.

Vi er enige med utvalget i at ordet kassasjon ikke er forståelig for folk flest, selv om det er godt innarbeidet i arkivsektoren. Samtidig støtter vi Arkivverket i deres innspill om at ordet «sletting» gir assosiasjoner som kan tolkes for strengt og føre til at viktig informasjon går tapt før det blir overført/levert til Arkivverket.

Vi deler Arkivverkets bekymring for at arkivhensyn ikke vil bli tillagt tilsvarende vekt hvis ulike sektorer skal utarbeide regelverk i særlovgivningen. Redselen for å bryte personvernet kan føre til at det slettes data som kan være verdifulle for fremtiden. Arkivverket har lang erfaring i å bevare data på en måte som sikrer personvernet og vil kunne utforme sektorovergripende regelverk som ivaretar både arkivhensyn og personvernhensyn.

IV. Særlig om personopplysninger
§ 23. Personopplysninger om avdøde personer – se også § 33

Lovtekstforslaget sier at en personopplysning skal regnes som dette til det har gått 20 år fra dødsfallet, eller hvis dødstidspunktet er ukjent – til opplysningen er 110 år gammel. Dette vil i praksis føre til at én og samme opplysning kan ha status som personopplysning i alt fra 20 til 110 år, avhengig av om dødstidspunktet er kjent eller ikke. Vi mener det er unødvendig at en opplysning som eksempelvis blir skapt på et sent tidspunkt i en persons liv, ikke kan frigis til allmenheten før det er gått ytterligere 110 år, om dødstidspunktet er ukjent. Dette spørsmålet mener vi må utredes nærmere. Ved begjæringer om innsyn i personopplysninger om avdøde personer, må det forutsettes at arkivinstitusjonene ved saksbehandling av innsynskrav gjør oppslag mot folkeregisteret eller andre relevante kilder for å avklare dødstidspunkt.

Slekt og Data støtter at reglene i dagens forvaltningslov legges til grunn for arkivloven. Forvaltningsutvalget foreslår imidlertid at taushetsplikten skal gjelde for 20 år etter en persons død, mens arkivlovsutvalget foreslår 10 år. Vi mener som utgangspunkt at 10 år etter død er tilstrekkelig, men hvor Arkivverket fortsatt kan gis adgang til å gi innsyn på saklig grunn til alle kategorier brukere og til å nekte innsyn når sterke personvernhensyn tilsier det.

§ 24. Behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse

Personvernforordningen er komplisert og utilgjengelig. Hvis det kan forstås slik at § 24 etablerer Behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse som et nytt behandlingsgrunnlag er det positivt. Men vi anser at det er naturlig at det er Nasjonalarkivet som blir godkjenningsmyndighet, og ikke Datatilsynet.

V. Langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver
§ 26. Overføring av dokumentasjon til langtidsbevaring

Slekt og Data støtter tilbakemeldingene fra både Arkivforbundet og Arkivverket om at det er vesentlig at det ikke oppstår tvil om hvordan ansvar, oppgaver og kostnader skal fordeles ved gjennomføring av avlevering, overføring og tilrettelegging for langtidsbevaring. Tydelige reguleringer bør også brukes av fylker, kommuner og andre arkivinstitusjoner.

§ 27. Minimering av personopplysninger ved overføring til langtidsbevaring

Slekt og Data deler Arkivverkets bekymring om at forslaget gir inntrykk av at minimering er obligatorisk før avlevering og at dette kan føre til unødvendige negative konsekvenser. Langtidsbevaring av personopplysninger utelukker på ingen måte et godt personvern.

Slekt og Data støtter Arkivverket i deres syn på at en ny innretning på loven ikke må svekke Nasjonalarkivets rolle som statens fagorgan med spesialkompetanse på bevaringsvurdering og langtidsbevaring.

§ 28. Ansvar for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring

Vi ser det som svært positivt at Nasjonalarkivet skal tilby kommuner og fylkeskommuner langtidsbevaring av digitale arkiver til selvkost. Vi mener dette også må gjelde for virksomhetene i det utvidede virkeområdet. Digitalarkivet er på vei til å bli en spennende og brukervennlig løsning til glede for alle, og vi deler Arkivverkets innspill om at løsningen som skal tilbys kommunesektoren også må omfatte muligheter for tilgjengeliggjøring.

§ 32. Plikt til å gjøre tilgjengelig

Slekt og Data er glad for at loven tydelig sier at brukere av arkiver skal kunne få hjelp og veiledning. Dette forutsetter fortsatt god historisk kompetanse i arkivsektoren. Det er viktig at dokumentasjon ikke bare lagres, men også aktivt brukes, i tråd med formålet. En stor del av henvendelsene til Arkivverket kommer fra slektsforskere. Slektsforskning bidrar til kunnskapen om vår fortid gjøres kjent og formidles videre til nye generasjoner. Vi har forståelse for at Arkivverket har begrenset med ressurser, og vi mener at fortsatt fokus på digitalisering av papirmateriale er den mest effektive og ressursbesparende måten å tilgjengeliggjøre dokumentasjon på en brukervennlig måte.

Vi mener at ordet «formidling» bør inkluderes i denne paragrafen.

Slekt og Data støtter at Nasjonalarkivet bør forvalte registeret over hvilke arkiver som finnes i landet. Arkivportalen er i dag komplisert å bruke og ikke godt nok kjent blant innbyggerne flest. Den kan med stor fordel gjøres mer brukervennlig og i tråd med moderniseringen ellers i Digitalarkivet.

§ 33. Bortfall av taushetsplikt etter overføring til Nasjonalarkivet

Slekt og Data støtter en egen paragraf i lovforslaget for hvilke taushetspliktsregler som skal gjelde etter overføring til Nasjonalarkivet. Dette er et felt som det i dag er vanskelig å navigere i, og hvor de ulike arkivinstitusjonene praktiserer ulik håndtering av samme typer opplysninger. Det er behov for tydelige, likeverdige og lett anvendbare regler om taushetsplikt og innsyn for arkivinstitusjoner, både på kommunalt, fylkeskommunalt og statlig nivå.

Man kan selvsagt stille spørsmål om behovet for en egen paragraf som konstaterer at gjeldende bestemmelser i forvaltningsloven, personopplysningsloven, offentlighetsloven og særlover skal gjelde. Men nettopp det brede spekter av lover man må forholde seg til gjør at det blir unødvendig komplisert for innbyggere flest å vite hvilke rettigheter de har for tilgang til dokumentasjonen.

Vi mener det er viktig at arkivene gis mulighet til å behandle unntakene, fremfor at loven blir urettmessig streng ved å behandle alle unntak som hovedregel. Vi mener derfor at arkivinstitusjonene skal gis adgang til å gi innsyn på saklig grunn til alle kategorier brukere og til å nekte innsyn når sterke personvernhensyn tilsier det. Vi ser behovet for en videre utredning for å sikre like faglige styringslinjer på tvers i arkivsektoren som sikrer innbyggerne en effektiv, lik og rettferdig behandling. Spørsmål knyttet til taushetsplikt og innsyn bør derfor utredes videre og også omfatte kommunal sektor og andre typer arkivinstitusjoner.

VI. Private arkiver
§ 34. Koordineringsansvar for langtidsbevaring av private arkiver.

For å nå formålet er det vesentlig at det bevares et bredt spekter av arkiver fra privat sektor og ikke kun stat, fylke og kommune. Vi er svært glade for at koordineringsansvaret på nasjonal og fylkeskommunal basis nå lovfestes. Vi mener også at dagens benevnelse særskilt verneverdig arkiv opprettholdes fremfor vesentlig nasjonal betydning som vi mener kan føre til en innsnevring.

Vi støtter også Arkivforbundets innspill om at fylkeskommunene skal ha mulighet til å anbefale vedtak til Nasjonalarkivet om hva som er særskilt verneverdige arkiver enten i regional eller lokal betydning.

I kapittel 22.4.6 deler vi Arkivforbundets syn om at fylkeskommunene ikke overtar forvaltningen av den tilskuddsordningen for privatarkiver som i dag inngår i prosjekt- og utviklingsmidlene som Nasjonalarkivet forvalter.

VII. Om Nasjonalarkivet

§ 38. Om Nasjonalarkivet

Slekt og Data støtter forslaget om å endre navn til Nasjonalarkivet. Vi mener at dette er et navn som er mer beskrivende og forståelig for innbyggerne flest enn dagens navn.

Med hilsen
Slekt og Data
Anne Schiøtz
generalsekretar