Selv om stadig mer arkivmateriale digitaliseres, er likevel mesteparten av alt materiale kun fysisk tilgjengelig hos arkivene, og må besøkes for at du skal få tilgang til dette. Der kan du finne enda mer informasjon om dine forfedre. Da er Arkivportalen.no viktig å kjenne til.

Arkivportalen lar deg søke i katalogene til de ulike arkivene, samt på tvers av disse. Den viktigste funksjonen portalen har for deg som bruker, er at den kan vise deg hva som finnes av arkivmateriale og hvor du finner det. Den kan også gi deg ekstra bakgrunnsinformasjon og fortelle deg noe om hvilken tilgang du kan få til materialet – altså sperrefrister.

Du kan også bestille materiale til lesesalen til arkivet som eier dette. Hvis du bor et godt stykke unna arkivet som oppbevarer materialet og ønsker å motta en kopi av det, kan du se hvilke arkiver som tilbyr denne tjenesten inne på Arkivportalen.

Generelt om søk

Når du skal søke på Arkivportalen, er det svært sjelden du får opp noe om du skriver inn navnet på en person. Det ligger noen tusen privatarkiver etter personer der, men du skal ha flaks om et av disse hører til akkurat din slekt.

Søk heller på sted, organisasjoner, bedrifter, arkivtyper og så videre. Søketjenesten fungerer heller ikke på samme måte som Digitalarkivet, der alt er digitalisert, selv om du kan oppleve å få opp søkeresultater som peker dit. På Arkivportalen er mesteparten av søkeresultatene fysisk arkivmateriale, altså arkivmateriale du må oppsøke et arkiv for å få tilgang til.

Søketips – steg for steg

Det er mange måter du kan søke på Arkivportalen, men vi viser deg en av de enkleste metodene du kan bruke.

Si at du for eksempel ønsker å få vite mer om en bestemt skole. Da kan du bruke Arkivportalen til å se om det finnes noe arkivmateriale etter dette, hvor det finnes, hva slags materiale som finnes og hvilken sperrefrist det er på dette.

Arkivportalen vil søke etter alle ordene du skriver inn i søkefeltet, slik at det kan være at du vil få mange treff som virker lite relevante. Bruk gjerne anførselstegn for å søke på nøyaktige fraser, for eksempel «Halmrast skole».

Trinn 1

La oss bruke Halmrast skole som eksempel. Dette søker vi etter via forsiden. Deretter klikker man på «søk». Ofte vil det også komme opp flere søkeresultatforslag du kan trykke deg inn på.

Trinn 2

I dette tilfellet velger vi å klikke på «søk» etter å ha skrevet Halmrast skole. Når en søker etter arkivmateriale i Arkivportalen, får man treff på ulike nivå, både i selve arkivet, serier eller arkivstykker (protokoller eller bokser) i et arkiv. Arkivsaker organiseres etter et hierarki. Der en bok vil ha titler, kapitler og innhold, vil et arkiv ha navn på arkivet, serier og arkivstykker.

Ikonene i søkeresultatet viser om du har fått treff på et arkiv, serie, stykke eller en mappe. Arkiv er markert som et ikon av et gråfarget arkivskap, serier som brune esker, arkivstykker som en brun eske og mappe som en mappe. Om du velger å filtrere på arkiv, får du bare opp hele arkiver. Dette kan ofte være greit å begynne med. Du kan også avgrense søket på andre måter.

Fra søketrefflisten klikker du deg inn på det arkivet du vil se nærmere på. Du kan også holde pekeren over arkivnavnet og få opp et PDF-symbol. Trykker du på dette kan du laste ned hele katalogen.

Trinn 3

Når vi har trykket oss inn på arkivet, får vi mye informasjon, deriblant om oppbevaringssted og sperrefrist.

Her kan du klikke deg videre inn i innholdet i arkivene ved å trykke på «Hierarki». Du vil da få listet opp alle seriene som er registrert i det aktuelle arkivet. Du kan klikke deg videre inn i ulike serier og arkivstykkene der. I mange tilfeller kan du klikke deg videre inn på mappenivå i de ulike arkivstykkene.

Når du har funnet materiale du er interessert i å vite litt mer om, som elevprotokoller i dette eksemplet, kan du legge det i en vogn for bestilling. Ikonet er en handlevogn. Etter at dette er gjort, kan du klikke på samme ikon øverst på siden for å komme til bestillingssiden. Merk at du kun kan bestille materiale av typen brun eske og mappe.

Trinn 4

For å bestille må du være innlogget på Arkivportalen, som kan gjøres øverst på siden. Har du ikke en brukerkonto, er dette enkelt å opprette.

Bestillingstypene du kan velge mellom, er utlån til lesesal, papirkopi bestilt fra institusjonen og digital kopi fra institusjonen. Merk at ikke alle institusjonene tilbyr disse tjenestene. Du må også skrive inn datoen du ønsker dette utlevert. Vær oppmerksom på at institusjonene kan ha litt leveringstid.

Deretter trykker du på «Gå videre til bestilling». Materialet vil da være bestilt og du vil få en kvittering på skjermen.