Utenriksarkiver

Det er relativt få kilder for slektsforskning som er spesielle for utestasjonene. Mange tror at utestasjonenes arkiver inneholder mye som ikke er å finne annetsteds, men enhver større sak vil normalt ha sitt motstykke i departementets arkiv som vil inneholde de samme opplysningene som på utestasjonen - enten som kopi /avskrift eller i sammendrag/referat. Dette er spesielt viktig å huske når arkivet til en utestasjon har gått tapt.

Mindre honorære konsulater har ofte ikke etterlatt seg arkiver. Dette kan skyldes krigshandlinger, mangelfull overføring ved skifte av konsul, lite grundig arkivering ved konsulatet eller rett og slett at man ikke har funnet arkivet bevaringsverdig.

Krig har ført til at også legasjonsarkiver er gått tapt, eventuelt er blitt brent av de norske diplomatene forut for evakuering. Ordet legasjon brukes ikke i dag, men det var på langt nær det samme som en ambassade – bare at legasjoner hadde en lavere status og ble styrt av en minister.

I de aller fleste tilfeller er det nødvendig å kjenne slektningens navn - for sjømannssaker kanskje også skipets navn - for å kunne finne noe om vedkommende i arkivet. Man må også ta i betraktning at mange nordmenn tok nye navn basert på lokale navneformer og -tradisjoner i det landet de slo seg ned i.

Viktig informasjon til deg som forsker før 1905

Da De Forente Kongedømmer Sverige og Norge ble oppløst i 1905, valgte det store flertall av honorære konsuler å forbli i svensk tjeneste. Legasjonene og de større fagkonsulatene skilte etter beste evne ut de norske sakene, men arkiver etter de honorære stasjonene som forble i svensk tjeneste - i den grad disse måtte ha etterlatt seg arkiver - vil være å finne på Riksarkivet i Stockholm.

Det norske Indredepartementet hadde, på tross av navnet, kontorer for skipsfartssaker og konsulære saker som angikk Norge. Dette befinner seg på Riksarkivet.

Kilder som er spesielle for utestasjonene

• Nasjonalitetsmatrikler: Protokoller med oversikt over nordmenn i tjenestedistriktet inkl. fødsler og dødsfall.
• Vigselsprotokoller: Relativt sjeldne siden de færreste utenriksstasjoner hadde vigselsrett. Se gjerne om det finnes sjømannskirker i samme område. Kirkebøkene deres ligger digitalisert på digitalarkivet.no. Se egen artikkel.
• Passprotokoller: Lister over passutstedelser på stasjonen.
• Mønstringsprotokoller: Sjøfolks av- og påmønstringer. Noen steder har man også lister over ankomstoppgaver for skip.
• Notarial- og forhørsprotokoller: Dette kan være alt fra enkle attestasjoner til omfattende nedtegnelser av vitneprov.

Generelle kilder

Utenrikstjenesten har en mengde innfallsvinkler og sakstyper som med noe flaks kan gi informasjon om slektninger i utlandet. Disse finnes i to hovedgrupper; nemlig sjøfartssaker og konsulære saker som gjenspeiles i inndelingen av arkivnøkkelen.

Sjøfartssakene omfatter forlis og ulykker, dødsfall, skader, rømte og akterutseilte sjøfolk, nødlidende, hyresaker, hjemsendelser m.m.

Konsulærsakene omfatter ekteskap, skilsmisser, statsborgerskap, adopsjoner, fødsler, dødsfall, nødlidende, sykdom og sinnssykdom, etterlysninger, arv og andre etterlatenskaper, straffesaker, utvisninger, konkurser, erstatninger og svært mye mer. Spesielle saksgrupper, særlig etter 1945, går på erstatning for krigsskader og erstatning for-/tilbakeføring av beslaglagt eiendom og eiendeler, samt landssviksaker med tilknytning til utlandet.

Den enkleste innfallsporten til disse sakene er et kartotekregister oppbevart på Riksarkivet hvor man søker opp sakene basert på navn. Omfatter kun Utenriksdepartementets arkiv.

Informasjon om diplomater og konsuler

Oppslagsverket Utenriksdepartementets kalender er fortsettelse av en svensk publikasjon med tilsvarende navn. Her finner man informasjon om tjenestemenn i departementet og ved norske legasjoner og andre fagstasjoner, samt navn på honorære konsuler for Norge. I mange utgaver, men ikke alle, finner man tjenestehistorikk på utenrikstjenestens egne folk og mer eller mindre detaljerte oversikter over departementets organisasjon, sideakkrediteringer og tilknyttede enheter som f.eks. Kontoret for kulturelt samkvem med utlandet. Kalenderen er utgitt med varierende frekvens, men i hovedsak annethvert år unntatt årene 1939-1948. Lokalt ansatte på diplomatiske og konsulære utenriksstasjoner er ikke oppført. Informasjon om lokalt ansatte på fagstasjoner finnes i administrative saker for disse stasjonene, mens lokalt ansatte ved honorære konsulater ofte ikke er kjent. Utenriksdepartementets kalender ble sist utgitt i 2004.

Noen vil ha slektninger som har vært honorære konsuler for andre land i Norge. I mange utgaver av Utenriksdepartementets kalender vil også andre lands honorære konsuler være oppført, men uten mer omfattende omtale. Arkiver fra disse konsulatene vil ikke finnes hos Utenriksdepartementet, men det finnes serier i Utenriksdepartementets arkiv om disse konsulene, deres utnevnelse m.m.

Spesielle kilder

Arkivene til generalkonsulatet i Calcutta på Riksarkivet har relativt sett mye materiale om skipsfart i Asia under krigen fordi alle norske legasjoner og konsulater i Øst-Asia ble stengt av japanske okkupasjonsmyndigheter.

Arkivene til legasjonen i Stockholm på Riksarkivet inneholder rapporter opptatt fra norske flyktninger som ankom den norske stats flyktningmottak på Kjesäter under krigen. Dette synes å være gjennomslagskopier av de originale rapportene som man tidligere antok var gått tapt gjennom fordeling til politidistrikter rundt i landet under landssvikoppgjøret. Du finner en navneliste til Kjäseterregisteret på digitalarkivet.no. Om du finner slektninger i listen kan du søke innsyn i rapporten deres hos Riksarkivet.

Arkivene til Kontoret for kulturelt samkvem med utlandet inneholder informasjon om stipendier til å studere i utlandet, sendelektorer og diverse annet innenfor kultursektoren. Deler av dette materialet er definert som intern administrasjon og vil ikke bli avlevert til Riksarkivet.

Noen ord om avlevering til Riksarkivet

Utenriksdepartementet har avlevert sine arkiver frem til 1980 til Riksarkivet og alt omkring innsyn i dette materialet er overlatt til dem. Unntaket her er arkivet til Kontoret for kulturelt samkvem med utlandet fra etableringen rundt 1950, samt enkelte stasjonsarkiver som venter på å bli avlevert. Informasjon om dette kan gis av Riksarkivet eller departementet. Nettstedet www.arkivportalen.no gir anledning til å orientere seg i mange, men ikke alle, utenrikstjenestens avleverte arkiver. Alt som ligger i Arkivportalen er avlevert, men ikke alt som er avlevert, ligger i Arkivportalen. Det er også en del materiale som ikke er avlevert. Finner man ikke det man leter etter, så må man spørre Riksarkivet og/eller UD.

Endel utenriksstasjoner oppbevarer fortsatt eldre arkiv. Det er planlagt omfattende hjemføring i de kommende år avhengig av bevilgninger og kapasitet på Riksarkivet.

Noen ord om taushetsplikt

Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt omkring personlige forhold i 60 år gjelder ved søknad om tilgang til utenrikstjenestens arkiver. Riksarkivet har med hjemmel i lovgivning fastsatt strengere tilgangsregler for enkelte sakstyper. Adopsjonssaker er unntatt offentlighet i 100 år og det finnes også spesielle taushetsregler på helseområdet. Enhver søknad får individuell behandling, men slektsforskeren må være forberedt på at ønsker om innsyn, særlig i saker yngre enn 60 år, kan bli avslått.