(Du kan lese planleggingstipsene kort fortalt nederst i artikkelen.)

1. Opprett arrangementskomité

Ettersom det er mye jobb å sette i gang et slektstreff, er det lurt å fordele arbeidsoppgavene på flere personer. Samarbeidet blir viktig både før, under og etter slektstreffet.

Antallet i arrangementskomiteen kan tilpasses etter hvor mange gjester som skal inviteres. Hvis flere slektsgrener skal komme på treffet, kan det være lurt å få med én person fra hver gren i komiteen.

2. Bestem hva slags slektstreff det skal være

Hvordan skal man avgrense, og hvem skal en ta utgangspunkt i? Skal slektstreffet være for alle som nedstammer fra én forfader, fra ett ektepar eller kanskje fra gården dere kommer fra? Kanskje er det fra forfedrene som begynte å ta gårdsnavnet i etternavnet sitt, og som også brukes blant flere i slekten i dag?

Et godt utgangspunkt kan være å invitere alle i slekten fra og med barn, om disse fremdeles lever, til og med oldebarn eller tippoldebarn. Man kan også gjøre andre vrier, for eksempel bare å invitere barnebarn, oldebarn eller tippoldebarn. Som du ser, er det ganske stor forskjell i antall gjester mellom disse alternativene.

Det kan uansett fort bli snakk om mange gjester. Hvis du vil begrense antallet litt, går det an å velge én bestemt slektsgren, uten å gå så langt tilbake i tid. Det er moro med et stort slektstreff, men da er det også viktig at alle i arrangementskomiteen er innforstått med at jo flere gjester, desto større blir organiseringsjobben.

Et slektstreff kan være kun en middag/lunsj eller utflukt, men ofte er det slik at noen av gjestene kommer langveisfra og blir i flere dager. Da må dere bestemme om gjestene skal ordne seg selv disse dagene, eller om dere skal ha et program. Skal det kanskje være felles utflukter eller andre aktiviteter utenom selve festmiddagen? Hvis det blir et stort slektstreff over flere dager, kan kanskje de ulike slektsgrenene ha en egen mindre samling dagen før? Og når selve slektsmiddagen er over, er det kanskje aktuelt med en egen samling for de unge utpå kvelden?

Om du har slektninger fra andre land som ønsker å komme, kan det kanskje være lurt å velge et alternativ der flest mulig er invitert, slik at de møter mange slektninger når de først tar turen til Norge.

Skulle det eventuelt være noe konflikter i slekten, med parter som ikke snakker med hverandre, er den greieste løsningen likevel å invitere alle. Da holder du deg nøytral og lar alle selv bestemme om de ønsker å komme eller ikke.

3. Fordel arbeidsoppgaver

De ulike personene i komiteen kan ha ansvaret for hvert sitt område. Et forslag til oppgavefordeling kan være slik:

• Hovedansvar for planlegging og organisering, som følger opp de andre i arrangementskomiteen. Kanskje er det deg?
• Sende ut invitasjoner, ha oversikt over hvem som har meldt seg på og betalt, samt kunne svare på spørsmål fra deltakerne.
• Leie arrangementssted og organisere mat og drikke til festkvelden. Ta en avgjørelse om gruppen skal reservere hotell i forbindelse med overnatting.
• Gjøre avtaler i forbindelse med for eksempel lek og aktiviteter, taler under middagen, foredrag og musikk.
• Gjøre avtaler og ha ansvar for felles gjøremål under slektstreffet, som for eksempel besøke gård, seter og kirkegård, og eventuelt leie av buss til utflukt.

Det trengs også frivillige til å hjelpe til med diverse oppgaver under selve slektstreffet, avhengig av hvor det arrangeres og hva som skal skje. Eksempelvis trengs det noen som pynter lokalene, noen som sørger for at det tekniske på storskjermen går riktig for seg og noen som koker kaffe. I tillegg ønskes det sikkert hjelp til ryddingen underveis, og etterpå?

Noen må også ha ansvar for å organisere en eventuell fellesfotografering. Med mange mennesker, og ulike slektsgrener, må noen ha kontroll på hvem det skal tas bilde av, når og hvor. Noen kan kanskje også opptre og kle seg ut som slektens felles forfedre?

4. Sett av dato

Til et slektstreff er det ønskelig at flest mulig har muligheten til å komme. Når på året og hvilke datoer kan være aktuelle med tanke på dette? På forhånd bør en tenke igjennom hvor lang tid samlingen skal foregå. En kveld, en helg eller over flere dager?

Det kan være lurt å unngå våren og høsten, da det ofte holdes konfirmasjoner rundt om i landet. En god løsning kan være å sette av sommeren, for eksempel i fellesferien, da en kan legge inn slektstreffet som en del av ferien. Før eller etter fellesferien er selvsagt også mulig.

Desto lenger unna arrangementsstedet mange i slekten bor, jo tidligere bør det gis beskjed om når slektstreffet finner sted. Sett av en dato gjerne et års tid i forveien, slik at alle har god tid til å planlegge.

5. Finn egnet sted og overnatting

Mulighetene er mange når det kommer til hvor slektstreffet skal arrangeres. Dette kommer også an på hva slags slektstreff du ønsker å ha.

Ofte leier man et forsamlingshus til et arrangement som dette. Det går også an å leie et partytelt, slik at samlingen foregår utendørs. Et naturlig sted kan også være på en gård i slekten. Kanskje middagen kan være i en konferansesal på et hotell, eller skal slekten reise på en felles feriereise? Blir dere veldig mange som møtes, kan leie av for eksempel en idrettshall være et alternativ. Er dere få, kan en enkel piknik være et rimelig alternativ.

Viktige faktorer å tenke på er budsjett og gjestenes reisevei. Blir det for dyrt for deltakerne å være med, vil færre ha muligheten til å komme. Dette gjelder særlig de som reiser langt. De bruker allerede mye penger på transport, og da bør det ikke komme for store ekstra kostnader i tillegg.

Er det hotell i nærheten, er det mulig å reservere et visst antall rom, som langveisfarende gjester kan booke seg inn på. Hvis både slektstreffet og overnattingen foregår på ett og samme hotell, bør det være mulig å forhandle om totalpris. Hvis mange av deltakerne fra slektstreffet bor i området der samlingen skal finne sted, kan kanskje noen av disse åpne opp hjemmene sine for overnattingsgjester? Det er også mulig å leie en folkehøgskole eller campinghytter, der alle bor samlet.

For at jobben ikke skal bli for stor for arrangementskomiteen, er det lurt å tipse gjestene om hvor de kan bo, men ikke ta på dere hele jobben med å ordne bosted for alle. Dere slipper mye arbeid hvis gjestene bestiller og betaler selv. Dere kan likevel reservere hotellrom, eller campinghytter, men overlate til gjestene å benytte seg av tilbudet innen en gitt dato som dere har avtalt med utleier.

6. Lag gjesteliste

En måte å få oversikt over de som skal inviteres, er å skrive ned navnene på de du kjenner til i slekten, gjerne som et slektstre, der de felles forfedrene man tar utgangspunkt i, står øverst. Men hva med slektningene du ikke kjenner til? Da kan du forhøre deg med andre i arrangementskomiteen, siden noen av dem kanskje har mer kontakt med deler av slekten enn det du har.

Ettersom de fleste i Norge er på Facebook, er det nyttig å opprette en gruppe på Facebook for de som blir invitert til slektstreffet. Navnet kan for eksempel være «Etterkommere etter …» eller «Slektstreff 6. juli 2024». Gruppen kan senere gjøres lukket. Du kan invitere slektningene du har på vennelisten din, og be disse invitere andre de kjenner i samme slekt, som ikke nødvendigvis du kjenner til. Slik blir gruppen større.

Selv om de aller yngste ikke skulle ha en Facebook-profil, vil foreldrene og besteforeldrene ha det. De vil da spre ordet om slektstreffet til andre i familien sin. Kanskje kan det også opprettes et eget lukket arrangement på Facebook angående slektstreffet?

7. Send ut invitasjon

I invitasjonen, som bør sendes ut i god tid, må du ha med viktig informasjon som dato, sted, eventuelle matallergier, påmeldingsfrist og hvordan de skal betale for å bli med. På vegne av arrangørkomiteen kan det opprettes et Vipps-nummer eller en bankkonto, som gjestene kan betale til.

Hvis noen i arrangementskomiteen har en Google-konto, kan dere gå inn i Google Disk og lage et gratis påmeldingsskjema (se under). Da får dere svarene samlet i et eget dokument på Google. Alternativt kan påmeldingen gjøres ved at gjestene sender e-post eller SMS til den i arrangørkomiteen som har ansvar for å følge opp dette.

Invitasjonen kan deles i Facebook-gruppen, med lenken til påmeldingsskjemaet fra Google. Gruppen når nå ut til mange slektninger som er invitert. Husk også å få oversikt over voksne som ikke er på Facebook. Til de kan du sende invitasjonen på e-post, der du kan bruke den samme lenken til påmeldingsskjemaet fra Google. Å sende invitasjonen via brev kan også være et alternativ.

Slik lager du påmeldingsskjema med Google

1. Logg deg inn på Google-kontoen din, eller opprett en konto (har du Gmail, har du allerede en konto). Google Disk er gratis.
2. Klikk på de ni prikkene oppe til høyre.
3. Velg «Google Disk».
4. Klikk på «+ Ny» oppe til venstre.
5. Velg «Google Skjemaer».
6. Nå lager du et spørreskjema, men i stedet for spørsmål, skriver du inn «navn, e-postadresse, matallergier, tilretteleggingsbehov» og så videre.
7. Når du er ferdig med skjemaet, klikker du på «Send». Da får du noen valg om hvordan du skal dele skjemaet. Siden du kanskje ikke har e-postadressen til alle, men skal legge lenken til skjemaet ut i Facebook-gruppen, Facebook-arrangementet eller lignende, klikker du på lenketegnet (kjetting). Da kopierer du lenken og kan dele den med alle du vil.
8. Når folk begynner å svare på skjemaet du har sendt ut, kan du gå inn igjen i Google Disk for å se hvem som har meldt seg på i et eget dokument. Du finner det øverst i skjemaet du laget, der du kan velge å se spørsmålene eller svarene som har kommet inn.
9. Klikk på «+ Knytt til regneark», og du får alle påmeldingene samlet i ett ark.

8. Planlegg program og aktiviteter

Når slekten er samlet, er det fint å skape noen felles minner, og ha aktiviteter som gjør at folk møtes og blir kjent. Alle deltakerne kan for eksempel ha en felles tur til stedet der slekten har sitt utspring, eller besøke kirkegården der noen i slekten ligger begravd?

Man behøver ikke reise bort for å finne på noe sammen. Hva med å finne frem gamle uteleker fra da de eldre i familien var små, eller ha en familiequiz? Kanskje det kan lages priser og utmerkelser som kan gis under en prisseremoni? For eksempel til den eldste og yngste deltakeren, de som har reist lengst og så videre?

Få også noen til å dele interessante funn fra sin slektsforskning på de felles forfedrene, som kan gi nye innblikk til etterkommerne. Kanskje også noen av de eldste på treffet kan fortelle om sin barndom og oppvekst? Et annet tips er å lage et familietre for å vise slektsforbindelser, slik at alle kan se hvordan de er i slekt med hverandre. Dette kan inspirere til gode samtaler og familiehistorier. Det kan også gjerne lages et slektshefte til samlingen, som kan deles ut eller selges under treffet.

9. Ordne mat og drikke

Sørg for å ha et variert utvalg av mat og drikke som passer for alle. Dette kan inkludere en felles buffet, grillmat eller catering. Maten kan også være en mulighet til å inkludere familiens tradisjoner og oppskrifter, som har blitt overlevert gjennom generasjoner. Vær også oppmerksom på eventuelle allergier og kostholdsbehov blant deltakerne.

Hva slags mat som skal serveres, kommer naturlig nok også an på hvor mange gjester som kommer og hva man har budsjett til. En rimelig løsning kan være at gjestene, som bor i nærheten, lager og tar med seg en rett eller grillmat selv. Eller skal noen i arrangørkomiteen lage maten til gjestene? Ha i så fall en plan på hvordan maten skal oppvarmes på stedet hvis nødvendig. En dyrere løsning er å bestille catering fra en pålitelig leverandør. Sørg da for at maten blir levert i tide.

Ha et utvalg av drikkevarer tilgjengelig, for eksempel vann, brus, saft, te og kaffe. Måltidet kan avsluttes med en variasjon av desserter, som kaker, frukt, iskrem eller annet som appellerer til deltakernes smak. Sørg også for å ha nok tallerkener, bestikk, glass og servietter tilgjengelig for alle gjestene. Kanskje vil du bruke miljøvennlige alternativer, som gjenbrukbare tallerkener og kopper?

10. Ting å huske på

Etter at viktige forberedelser er gjort i forkant, invitasjon er sendt ut og påmeldinger tikker inn, er det likevel en del ting å huske på når slektstreffet gradvis nærmer seg.

Hold gjestene informert

Dette kan gjøres i Facebook-gruppen:

• Hold alle oppdatert underveis. Gi gode reisebeskrivelser.
• Send en påminnelse for å gjøre folk oppmerksom på om de har betalt og meldt seg på, eller ikke. Mange melder seg ofte på kort tid før fristen.
• Det kan også oppfordres til å dele gamle bilder av de felles forfedrene i gruppen, som kan vises under slektstreffet på storskjerm. Dette er en fin måte å samle inn eldre slektsbilder på. I tillegg til å få lagret bildene digitalt, kan de også bli til en fotobok til glede for alle i slekten?

Følg opp avtaler

Videre må ulike avtaler følges opp. Har alle langveisfarende deltakere funnet et sted å bo? Får en gjennomført alle aktivitetene som først ble satt opp? Var det noe man måtte være oppmerksom på i lokalet der slektstreffet skal arrangeres? Har cateringfirmaet fått beskjed om det endelige antallet gjester? Hvis noen skal holde tale, er de i rute, og trenger de å vise noe på storskjerm? Husk også å svare på spørsmål som gjestene måtte ha.

Fordel oppgaver

Avklar hvilke som kan hjelpe til med diverse oppgaver under slektstreffet, utenom de i arrangørkomiteen. Det anbefales å leie inn en fotograf til å ta gruppebilde av deltakerne. Er dere veldig mange, kan vedkommende også ta bilde av hver slektsgren. Er det derimot et lite slektstreff, kan noen med et godt kamera blant deltakerne ta et bilde. Ulempen blir da at vedkommende ikke blir med på gruppebildet, hvis en ikke har et kamerastativ tilgjengelig.

Avtal om noen kan være toastmaster under middagen. Skal også noen holde en velkomsttale, og kanskje presentere arrangørkomiteen? Det kan også være aktuelt å lage navneskilt, som viser navnet og hvor i slekten personen hører til. Er det ønskelig at lokalavisen kontaktes om de vil skrive om samlingen?

Sørg for nok mat og drikke

Når du vet eksakt hvor mange som kommer, må du passe på at det blir nok mat og drikke til alle. Ha klargjort om folk kan forsyne seg selv, eller om det blir en betjent servering. Husk også at merkingen av rettene må være tydelig med tanke på eventuelle allergier.

Avhengig av hva slags lokale man går for, er det også viktig å huske på at det blir nok bord og stoler til alle, samt at det er søppelbøtter tilgjengelig for avfallshåndtering.

11. Kos deg med slekten

Selv om det har vært mye planlegging i forkant, og du også har et ansvar under selve slektstreffet, er det viktig å nyte samværet når dagen endelig er her. Under middagen kan du gjerne få en ved hvert bord til å presentere hvem som er med fra hver enkelt familie, og hvilken slektsforbindelse de har. Pass på at det blir tatt et gruppebilde av slekten, og bilder fra samlingen for øvrig.

Spør om slekten

Dette er også en god anledning til å få mer informasjon om slekten. Kom i kontakt med slektningene du ikke får møtt ellers. Spør gjerne, for eksempel de eldre eller andre som har forsket på slekten, om hva de vet om de ulike forfedrene, og hva de selv gjør og har gjort i deres egne liv. Bruk en notisblokk til å skrive ned det som fortelles.

Hvis slektstreffet er over flere dager, går det kanskje an å møtes på et annet tidspunkt enn under for eksempel middagen for å snakke om dette. Da er det også enklere å gjøre lydopptak, ettersom det er mindre lyd og støy rundt. Få gjerne også med for eksempel fødsels- og eventuelt bryllupsdato, adresse og telefonnummer på alle deltakerne, så får du en god oversikt.

Har du gamle bilder eller album hjemme av personer du ikke vet hvem er? Ta dette med på slektstreffet for å høre om noen der vet noe mer. Du kan også spørre om de selv har gamle bilder liggende hjemme, som du ønsker å få tilgang til i ditt slektsforskningsarbeid.

Få tilbakemelding

Etter hvert nærmer slutten av samlingen seg. Da kan du gjerne høre med flere av deltakerne om hva de har satt pris på under treffet, og om noe kunne blitt gjort bedre. Dette er gull verdt i planleggingen av neste slektstreff, som kanskje det er noen andre i slekten som skal stå for da?

12. Evaluer opplevelsen

Å evaluere slektstreffet er en fin måte å avslutte organiseringen på. Sammen med de andre i arrangørkomiteen kan man gå igjennom om omfanget og standarden på samlingen ble gjennomført som dere hadde planlagt. Sjekk også om en fikk holdt seg innenfor budsjettet.

Fungerte for eksempel lokalene, overnattingen på hotellet, aktivitetene og slektsturen til gården på en god måte? Kom familiene godt overens, slik at det ble en fin opplevelse og stemning da man var sammen? Hvordan var den generelle tilfredsheten blant gjestene? Dere kan fortelle om deres egne erfaringer, samt legge frem hva gjestene du har snakket med synes. Bruk denne innsikten til å lære og justere fremtidige slektstreff for å gjøre dem enda bedre.

Ikke glem å holde kontakten med slektningene, for eksempel gjennom Facebook-gruppen. Her kan det i ettertid deles bilder fra samlingen, hva de ulike familiene holder på med og eldre bilder fra felles forfedre. Dette vil minne deg på hvor morsomt det blir å møtes også neste gang!

Forhåpentligvis kan disse tolv tipsene hjelpe deg med å organisere et minneverdig og hyggelig slektstreff for hele familien. Lykke til!

Planleggingstipsene kort fortalt

1. Opprett arrangementskomité. Ta initiativ til å arrangere slektstreff sammen med andre slektninger. Antallet i komiteen tilpasses etter hvor stort slektstreffet blir.
2. Bestem hva slags slektstreff det skal være. Avklar hvor mange dager slektstreffet skal vare, samt om én eller flere slektsgrener skal inviteres.
3. Fordel arbeidsoppgaver. Del opp ansvarsområder og oppgaver blant slektninger for å lette arbeidsbyrden og få flere ideer og perspektiver. Det trengs også andre frivillige utenom de i komiteen.
4. Sett av dato. Finn en dato god tid i forveien der flest mulig har muligheten til å komme. Gjerne om sommeren.
5. Finn egnet sted og overnatting. Stedet bør være praktisk for de fleste deltakerne, samt være et sentralt sted i slekten. Det bør ikke bli for dyrt for gjestene. Vurder og reserver hotellrom til de langveisfarende.
6. Lag gjesteliste. Få oversikt over slektningene som kan inviteres. Opprett en Facebook-gruppe for å gjøre slektstreffet godt synlig.
7. Send ut invitasjon. Send ut invitasjoner i god tid, som gjøres via Facebook-gruppen for slekten eller e-post. Inkluder viktig informasjon som dato, sted, påmeldingsfrist og så videre. Bruk gjerne et digitalt påmeldingskjema.
8. Planlegg program og aktiviteter. Planlegg engasjerende aktiviteter for både voksne og barn. Ha også fokus på slektens felles forfedre, blant annet gjennom familietre, gamle bilder og foredrag om funn fra slektsforskning.
9. Ordne mat og drikke. Skal passe for alle, enten det er for eksempel buffet, grillfest eller catering. Kommer an på antall gjester og budsjett. Pass på allergier.
10. Ting å huske på. Følg opp avtaler som er pla nlagt når slektstreffet nærmer seg. Sørg for at alt er i rute.
11. Kos deg med slekten. Nyt samværet. Kom i kontakt med slektningene, og få mer informasjon om slekten. Det kan komme godt med i slektsforskningen din.
12. Evaluer opplevelsen. Hva var bra, og hva kunne blitt gjort bedre?

Kilder

• Aaron. «Slik blir neste slektstreff perfekt!». MyHeritage. 2015.
• Artikler fra Slekt og Datas nettside.
• ChatGTP.
• Slektsforum.
• Tekna.no. «Den ultimate prosjektguiden for deg som skal arrangere bryllup». 2023.